Vanuit de Wet kwaliteitsborging ken je inmiddels termen als risicobeoordeling, borgingsplan en dossiervorming. Dat zijn allemaal onderdelen die om extra vastlegging vragen tijdens het bouwproces. Op grotere bouwprojecten zijn aannemers dit soms al gewend, maar met de komst van de Wkb zal iedere partij in de bouw er meer mee in aanraking komen.
Wij hebben in ons vak heel vaak overleg en afstemming met partijen over de vraag: wat ga je nou allemaal opschrijven? Met als vervolgvraag: hoe hou je het levendig? Veel mensen in de bouw hebben niet per se positieve ervaringen met vastleggen. Bijvoorbeeld met een kwaliteitshandboek van drie ordners, dat veel te log was opgezet en nooit werd gebruikt. Of het maken van honderden foto’s tijdens de uitvoering die ook nooit werden gebruikt. Vanuit andere sectoren zoals de zorg of de accountancy komen regelmatig berichten over doorgeschoten bureaucratie. Zoals iemand het laatst tegen mij verwoordde: ‘dat is niet iets waar een mens energie van krijgt’.
Bedenk daarom het volgende: de op te stellen documenten dienen voornamelijk als communicatiemiddel. Zo is een werkplan bedoeld om mensen te informeren over een vooraf bedachte werkwijze. Een risicobeoordeling is bedoeld om betrokken partijen te informeren over de technische aandachtspunten die moeten worden geborgd. En een borgingsplan zou moeten weergeven hoe de bewijslast wordt vergaard.
Een belangrijke succesfactor bij het opstellen van plannen is dus ook dat je de bovenstaande primaire doelen voor ogen houdt als je iets gaat schrijven. Een risicobeoordeling hoeft echt geen 13 kolommen en 26 wegingsfactoren te kennen om goed te zijn. Het gaat erom dat het risico op het netvlies staat en blijft staan. Het is zaak bewustwording en eigenaarschap te creëren, en niet om een zo uitgebreid mogelijke lijst te maken waar men toch niet naar kijkt.
Het volgende belangrijke punt is de doelgroep. Zijn dat visueel ingestelde mensen of echte lettervreters? In sommige sectoren smult men van vuistdikke contracten en stapels met geschreven bijlagen. Onze ervaring is dat het gebruik van veel tekst in de bouw niet optimaal werkt. Een diagram of een afbeelding maakt een plan al wat visueler. Tegelijkertijd kan je je afvragen waarom een plan op papier zou moeten staan. Met de moderne middelen is een powerpoint met voorbeelden snel gemaakt. Ook zien we regelmatig eenvoudige animaties die je kunt bekijken over allerlei onderwerpen. Zelfs een vlog, waarbij je over een steiger wandelt en de technische aandachtspunten laat zien, creëert bewustwording bij de kijker. Mogelijkheden genoeg!
Ga je aan de gang met kwaliteitsborging en risicomanagement? Hou het dan eenvoudig en overzichtelijk.
‘Documenten dienen voornamelijk als communicatiemiddel’