Ook wij zijn dit jaar steeds meer digitaal gaan samenwerken met collega’s, klanten en relaties. Videovergaderen met elkaar is bijna aan de orde van de dag. In deze column deel ik graag mijn ervaring wat betreft voordelen en aandachtspunten van digitaal samenwerken.
Voordelen
Video vergaderen bespaart reistijd waardoor wij effectiever kunnen werken en de investering voor de klant gunstiger uitpakt. Samenwerken op grotere afstand komt veel meer binnen bereik. Doordat wij het grootste deel van de besprekingen met een bedrijf digitaal kunnen doen, ligt het voor ons veel meer voor de hand om ook bedrijven of projecten op grotere afstand te helpen.
Bij een videovergadering kan je heel eenvoudig een scherm delen met de hele groep waardoor je bijvoorbeeld samen in dezelfde tekst of tekening kan werken. Dit betekent ook dat iedereen dezelfde aantekeningen heeft.
Ook met de bouwplaats kan je videobellen en gezamenlijk in het werk naar een detail kijken en tegelijkertijd overleggen over een oplossing. Ten opzichte van gewoon bellen of een foto via whatsapp ben je toch wat interactiever bezig, waardoor je sneller duidelijkheid en overeenstemming kan hebben.
Aandachtspunten
Zorg dat je van te voren afstemt welk programma of app je gebruikt en dat iedereen ook ongeveer weet hoe het werkt en bijvoorbeeld de juiste browser heeft geïnstalleerd. Dit bespaart wat gestuntel in de beginfase en zorgt dat videovergaderen ook efficiënt blijft.
Zorg ervoor dat je tussen de besprekingen enige tijd voor jezelf neemt om te schakelen van onderwerp of gesprekspartner. Het voordeel van een half uurtje in de auto tussen de afspraken door was dat je weer even rustig kunt voorbereiden op de volgende bespreking. Dat half uurtje kan je nu natuurlijk nog steeds inplannen en invullen met een andere activiteit om even de zinnen weer te verzetten.
Blijf ook af en toe fysiek afspreken. Wanneer zaken besproken moeten worden, blijft het toch prettig om met elkaar aan tafel te zitten of bij de koffieautomaat te staan. De behoefte aan fysiek afspreken verschilt per persoon. Hoe kom je achter de behoefte van de ander? Door het te bespreken bijvoorbeeld.
In de praktijk bezoeken wij de projecten en bedrijven in de buurt nog steeds voornamelijk fysiek. Echter: de afgelopen periode heeft mij wel de voordelen van digitaal samenwerken doen inzien.
Voor mij zijn dit wel de ervaringen die bijblijven, heeft u nog aanvullende ervaringen of aandachtspunten?