Het is zover: uw eerste project met kwaliteitsborging gaat starten. U heeft inmiddels voldoende informatie omtrent de juiste werkwijze verzameld en gedeeld. Het projectteam is geïnformeerd en heeft het plan van aanpak al opgesteld. De vraag is: wat nu?
Zeggen wat je gaat doen en doen wat je zegt
Tijdens het opstellen van het plan van aanpak, heeft het team gedefinieerd welke risico’s zich voordoen en welke werkzaamheden daaruit voortkomen. Een activiteit met een hoog risico zal meer tijd en aandacht krijgen en de organisatie zal op deze activiteit meer controles uitvoeren. Maar gebeurt dat ook daadwerkelijk? In de fase plan van aanpak is het van belang dat u de juiste ambitie ten aanzien van uw doelen weergeeft. Controleer tijdens het bouwproces met regelmaat of de belofte uit de ontwerpfase nog steeds wordt nagekomen.
Begin met het einde voor ogen
Deze inmiddels klassieke les van Stephen Covey – auteur van De zeven eigenschappen van effectief leiderschap - kunt u gerust met enige regelmaat herhalen in de beginfase van het project. Veel mensen willen graag weten waar zij aan toe zijn. Zorg dus dat er een totaaloverzicht tot het einde van het project is, waaruit blijkt hoe de taakverdeling is opgezet. Dit maakt de beeldvorming bij medewerkers eenvoudiger en helpt tevens de organisatie bij het voorspellen op planning en budget.
Betrek de betrokkenen
Het klinkt misschien vreemd, maar soms zijn wij mensen uitstekend in staat elkaar niet te informeren over zaken die wel relevant blijken te zijn. Nu is het een hele kunst om scherp te definiëren welke persoon waarbij betrokken moet worden en is de valkuil hierbij dat we elkaar over-informeren. Niettemin: probeer de belanghebbenden zo vroeg mogelijk in uw project te betrekken, zodat zij alvast een beeld gaan vormen en mogelijk ook al input gaan geven ter verbetering van uw project.
Organiseer de communicatie
Misschien nog wel de belangrijkste voorwaarde om er voor te zorgen dat iedereen blijft doen wat hij heeft gezegd. Toch blijkt uit onderzoek dat het in de praktijk soms moeilijk is om de aandacht voor een nieuw onderwerp vast te houden. De vermindering van deze aandacht betekend bijna automatisch dat de organisatie ook haar grip verliest op het onderwerp. Het wordt hierdoor steeds lastiger om de belofte uit het begin waar te maken.
Zorg dus dat er op gestructureerde wijze gedacht en gecommuniceerd wordt over kwaliteitsborging. Maak er bijvoorbeeld agendapunten van in alle relevante overleggen en zorg dat het team daar steeds de voortgang en kwaliteit bespreekt, bewaakt en indien nodig bijstuurt.